SM Services Conseils -

administrative assistant/adjointe administrative

Job offer number
SM00013
Title
administrative assistant/adjointe administrative
Category
ADMINISTRATIVE SUPPORT
Area
Laval
City
QC

Description

-Answer calls and transfer them to the right positions -Organize activities related to archive management (Archivex) -Perform photocopies, scans, mailings (mail and post), and document bindings -Maintaining up-to-date filing, archiving and electronic filing system -Copy, scan, send, fax -Contributes to team effort by accomplishing related results as needed. -Prepare different documents (letters, treasury orders…) -Ensure proper authorizations on various documents -Format Word documents as financial statements, MD&A… -Following on external documents -Prepare documentation requested by externals (government, auditors, lawyers) -Update the website -Prepare and follow various documents in Excel (debts dashboards, share issuance…) -Prepare the expense reports of various internal people -Insure adequate filing of the documents -Make various purchases (office supplies, post office, bank deposits…) -Répondre aux appels et les transférer aux bons postes -Organiser les activités reliées à la gestion d’archivage des documents (Archivex) -Effectuer des photocopies, des numérisations, des envois (courriels et postaux) ainsi que des reliures de documents -Maintenir à jour le système de classement, d’archivage des documents et des fichiers électroniques -Effectuer des copies, numérisations, envoies, télécopies -Contribue à l'effort d'équipe en effectuant des résultats connexes au besoin. -Préparez différents documents (lettres, bons du trésor ...) -Assurer les autorisations appropriées sur divers documents -Formater des documents Word comme états financiers, MD & A ... -Suite aux documents externes -Préparer la documentation demandée par des tiers (gouvernement, auditeurs, avocats) -Mettre à jour le site -Préparez et suivez divers documents dans Excel (tableaux de bord de dettes, émission de parts ...) -Préparer les rapports de dépenses de diverses personnes internes -Assurer le dépôt adéquat des documents -Faire divers achats (fournitures de bureau, bureau de poste, dépôts bancaires ...)

Skills & Requirements:

• A minimum of 2 years experience • Highly energetic and motivated attitude bilingual

Condition of employment

 

Contact person

info@smconseils-services.com

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